公印確認・アポスティーユは、どちらも日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対する外務省による証明のことで、海外での各種手続き(婚姻・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)の際、日本の公文書を提出を求められ、その提出先機関から外務省の証明を取得するよう求められた場合や、日本にある提出先国の大使館等の領事認証取得時に求められた場合に、この公印確認またはアポスティーユが必要となります。

 なお、公印確認やアポスティーユの要否については、予め提出先機関に確認することをお勧め致します。行政書士等による確認で差し支えない場合もあります。

公印・アポスティーユとは

 公印とは、日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。

 アポスティーユとは、「外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明のことで、提出先国はハーグ条約締約国のみです。

申請の流れ

 海外の提出先機関から、翻訳された公文書(登記事項証明書や戸籍事項証明書など)の提出を求められた場合、申請の流れは以下のとおりです。

申請手続きの流れ(外務省HPより)

1.公証人による認証(公証役場)

 公証人が公文書(登記事項証明書や戸籍事項証明書など)を認証することはできません。代わって、

① 公文書の翻訳を作成し、

② その作者が「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した。」旨を記載した宣言書(Declaration)を作成・署名し、

③ この文書に外国語訳文と公文書を添付した上、その宣言書を公証人に認証してもらいます。

 なお、この宣言書は私人が作成した私文書(私署証書)となるため、公証人による認証が可能となります。このような公証人による認証をノータリゼーション(Notarization)と呼びます。

2.公証人押印証明の取得(法務局)

 公証人が認証した公証人認証書は,その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明が必要となります。これ以降の手続きをリーガリゼーション(Legalization)と呼びます。

 ただし、埼玉,茨城,栃木,群馬,千葉,長野,新潟及び静岡の8県の公証役場では,公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。

3.公印確認・アポスティーユの申請(外務省)

 外務省にて公証人押印証明にある法務局長の公印を確認します。提出先がハーグ条約締約国の場合はアポスティーユ申請、そうでなければ公印確認申請となり、追って駐日大使館・(総)領事館で領事認証を取得します。

 なお、 東京都,神奈川県及び大阪府の公証役場では,申請者からの要請があれば,公証人の認証,法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得が可能で、法務局や外務省に出向く必要がなくなります(ワンストップ・サービス)。

外務省HP日本公証人連合会HPより抜粋・参照)

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